Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Ab 1.297 € pro Monat — inklusive Einrichtung, Anpassung an Ihre Abläufe und laufender Optimierung. Keine Setup-Gebühr, monatlich kündbar nach den ersten drei Monaten. Der genaue Preis hängt vom Anrufaufkommen und der Komplexität der Anfragen ab.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Für den Voice Agent: 2–3 Wochen vom Kickoff bis zur Inbetriebnahme. Automatisierungsprojekte sind individueller — typischerweise 4–8 Wochen, abhängig von Umfang und Anzahl der Systeme.

Was passiert mit unseren Kunden- und Anrufdaten?

Alle Daten werden in der EU verarbeitet und gespeichert — Hetzner Frankfurt für Server, Supabase Frankfurt für Datenbanken. Wir schließen mit jedem Kunden einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag). Anrufmitschnitte sind optional und können jederzeit deaktiviert werden.

Funktioniert das auch mit unserer bestehenden Software?

In der Regel ja. Wir arbeiten mit gängigen CRM- und ERP-Systemen (Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Propstack u.a.) sowie Handwerker-Software. Wenn keine Standard-Integration existiert, bauen wir eine — über APIs, Webhooks oder direkt über die Datenbank.

Können wir das System später selbst pflegen?

Ja. Wir liefern jede Lösung mit vollständiger Dokumentation und schulen Ihr Team bei Bedarf. Sie sind nicht von uns abhängig — n8n und Python sind Standard-Tools, kein proprietärer Code-Lock-in.

Was ist, wenn der Voice Agent eine Anfrage nicht versteht?

Der Assistent erkennt selbst, wenn ein Anruf eskaliert werden muss — und übergibt strukturiert an Sie oder Ihr Team. Sie definieren, was als kompliziert gilt (z.B. Notfälle, Beschwerden, Preisverhandlungen).

Wie sieht ein typisches Projekt aus?

Schritt 1: Analyse Ihrer aktuellen Prozesse (1–2 Wochen). Schritt 2: Konzept mit Aufwand und Kosten. Schritt 3: Umsetzung in klaren Sprints. Schritt 4: Betrieb, Schulung und optionale Betreuung.

Arbeiten Sie auch außerhalb von Berlin?

Ja. Beratung und Umsetzung erfolgen remote (Video, Slack/Teams). Vor-Ort-Termine sind in Berlin und Brandenburg möglich, bei größeren Projekten auch deutschlandweit.

Spezialist für DSGVO-konforme KI-Automatisierung für Immobilien & Mittelstand

Leistungen

Klare Prozesse und weniger manuelle Arbeit — pragmatisch umgesetzt.

Von laufender Prozess- und CRM-Automatisierung über einen günstigen Einstieg bis zu spezialisierten Lösungen für Ihre Branche — alles pragmatisch, DSGVO-konform und im Mittelstand erprobt.

Track 1 — Automatisierung

Prozess- & CRM-Automatisierung für KMU

Sie nutzen bereits CRM, ERP und mehrere Tools — aber zwischen den Systemen passieren Übergaben noch manuell. Wir bauen die Brücken und automatisieren wiederkehrende Abläufe.

CRM-Integrationen (Pipedrive, HubSpot, Propstack, Salesforce)
Workflow-Automatisierung mit n8n (selbst gehostet)
KI-gestützte Datenanreicherung und Routing
Anbindung an WhatsApp Business, E-Mail, Telefonie
Saubere Dokumentation, damit Ihr Team weiterarbeiten kann

Projektbasis oder als monatliche BetreuungSie sparen mehr als es kostet

Projekt besprechen

Einstieg — Audit

2-Wochen-Prozess-Audit

Noch unsicher, wo Automatisierung wirklich Sinn macht? Wir analysieren Ihre Abläufe, identifizieren die 3 größten Hebel und liefern eine konkrete Roadmap mit Aufwand und ROI-Schätzung.

Analyse Ihrer aktuellen Prozesse und Tools
Identifikation der größten Automatisierungs-Hebel
Konkrete Roadmap mit Aufwand und Kosten
ROI-Schätzung für jeden Vorschlag
Anrechenbar auf Folgeprojekte

€990Festpreis, 2 Wochen Dauer, anrechenbar

Audit anfragen

Track 2 — Immobilien

Für Maklerbüros & Hausverwaltungen

Marktwertanalysen, Lead-Handling und Datenpflege — automatisiert und DSGVO-konform. Entwickelt vom Autor der Propstack-MCP-Integration, einsetzbar mit Propstack und anderen Immobilien-CRMs.

Marktwertanalysen automatisch aus dem CRM — Minuten statt Stunden
Exposés und Objektdaten KI-gestützt vorbereitet, von Ihnen freigegeben
Anfragen automatisch erfasst, qualifiziert und ins CRM abgelegt
Wiederkehrende Datenpflege zwischen CRM, Website, E-Mail und Kalender

Marktwertanalyse-Generator & Propstack-Integration im Einsatz

Details und Referenz auf der Immobilien-Seite

Mehr für Immobilien

Track 3 — Voice Agent

KI-Telefonassistent für Handwerksbetriebe

Verpasste Anrufe sind verlorene Aufträge. Unser KI-Assistent nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, qualifiziert Anfragen und vereinbart Termine — auch wenn Sie auf der Baustelle sind.

24/7 Erreichbarkeit, auch außerhalb der Bürozeiten
Terminvereinbarung direkt im Kalender
Qualifizierung nach Ihren Kriterien (Gewerk, Region, Dringlichkeit)
Anbindung an CRM oder Handwerker-Software
DSGVO-konform, Hosting in Deutschland

Für Handwerk & Betriebe mit hohem AnrufaufkommenPreise und Demo auf der Telefonassistent-Seite

Zum KI-Telefonassistenten

Lösungen nach Branche

Konkret. Für Ihren Arbeitsalltag.

Konkrete Automatisierung für Ihren Arbeitsalltag — DSGVO-konform, auf Wunsch mit Hosting in Deutschland, in wenigen Wochen einsatzbereit.

Hausverwaltung & Immobilien

Das Problem

Mieteranfragen, Handwerkerkoordination, Nebenkostenabrechnungen, Datenpflege im CRM — alles manuell, vieles doppelt erfasst.

Die Lösung

Anfragen werden automatisch beantwortet oder weitergeleitet, Aufträge ausgelöst, Daten zwischen Ihren Systemen synchronisiert. Aus der Immobilien-Branche kenne ich die Abläufe und die gängigen Systeme aus erster Hand — die Automatisierung greift genau dort, wo bei Ihnen täglich Zeit verloren geht.

Versicherungsmakler & Finanzdienstleister

Das Problem

Schadensmeldungen, Policen-Anfragen, Bestandskundenpflege — Ihr Team verbringt Stunden mit wiederkehrender Sachbearbeitung, die jeden Tag aufs Neue anfällt.

Die Lösung

Eingehende Anfragen werden automatisch erfasst, kategorisiert und vorbereitet. Routinefälle laufen ohne manuelles Zutun, Rechnungen werden für den DATEV-Import aufbereitet — Ihr Team bearbeitet nur noch das, was wirklich einen Menschen braucht.

Handwerk & KMU

Das Problem

Jeder verpasste Anruf ist ein verlorener Auftrag. Während Sie auf der Baustelle oder beim Kunden sind, klingelt das Telefon ins Leere — und der Interessent ruft beim nächsten Betrieb an.

Die Lösung

Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf an, vereinbart Termine und qualifiziert Anfragen — rund um die Uhr, auch wenn Sie keine Hand frei haben. Kein verpasster Anruf, kein verlorener Auftrag. Sie konzentrieren sich auf die Arbeit; die Anrufannahme läuft automatisch im Hintergrund.

Automatische E-Mail- & Dokumentenverarbeitung

Das Problem

Ihr Posteingang quillt über — Anfragen, Belege, Rechnungen, Formulare. Jedes Dokument wird gelesen, einsortiert, abgetippt und weitergeleitet. Von Hand, jeden Tag.

Die Lösung

Eingehende E-Mails und Dokumente werden automatisch analysiert, der richtigen Kategorie zugeordnet und an die passende Stelle weitergeleitet — Rechnungen zur Buchhaltung, Anfragen ins CRM, Belege ins Archiv. Auf Wunsch mit self-hosted KI, vollständig DSGVO-konform auf Ihren eigenen Servern.

Ihre Branche ist nicht dabei? Kein Problem — lassen Sie uns in einem kostenlosen Erstgespräch herausfinden, was bei Ihnen möglich ist.

Termin vereinbaren

Das Ergebnis zählt

10 Stunden pro Woche — zurück im Tagesgeschäft.

In einem Projekt für einen mittelständischen Dienstleister habe ich durch Automatisierung rund 10 Stunden manuelle Arbeit pro Woche eingespart — zuverlässig, schnell und ohne Reibungsverluste im laufenden Betrieb.

10 Std./Woche

eingespart

Sachbearbeitung

drastisch reduziert

Vorgehen

So arbeiten wir zusammen.

Vier klare Schritte vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb.

Analyse

1–2 Wochen

Wir verstehen Ihre Prozesse, Tools und Engpässe — durch Gespräche mit Ihrem Team und einen Blick in Ihre bestehende Systemlandschaft.

Konzept

Roadmap mit Aufwand

Konkrete Empfehlungen mit Aufwand, Kosten und erwartetem Nutzen. Sie entscheiden, was umgesetzt wird.

Umsetzung

In klaren Sprints

Schrittweise Umsetzung mit definierten Meilensteinen. Frühe Inbetriebnahme statt Big-Bang-Launch.

Betrieb

Dokumentation & Support

Saubere Dokumentation, Schulung Ihres Teams und optionale laufende Betreuung — damit das System nachhaltig läuft.

Andriy Shevchenko – IT-Berater für Automatisierung

Ich bin Andrei, IT-Berater mit über 8 Jahren Erfahrung in Automatisierung, Systemarchitektur und DevOps. Autor der Propstack-MCP-Integration, die in der offiziellen Propstack-Dokumentation als Community-Integration gelistet ist.
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Ich unterstütze KMU und inhabergeführte B2B-Unternehmen dabei, manuelle Arbeit zu reduzieren, interne Abläufe zu automatisieren und stabile IT-Strukturen aufzubauen — mit Fokus auf DSGVO-konforme Lösungen, die in der EU gehostet sind.
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Mein Fokus liegt auf Lösungen, die im Tagesgeschäft zuverlässig funktionieren — pragmatisch, wartbar und ohne unnötige Komplexität.

Referenzen

Was bisher passiert ist.

Anonymisierte Einblicke in echte Projekte — und industrieweite Daten, wo eigene Zahlen noch nicht öffentlich sind.

SaaS / ImmobilienMCP-Integration

Immobilien-Software-Anbieter

Aufbau eines vollständigen MCP-Servers mit 50+ Tools für die Integration der CRM-Plattform mit modernen KI-Assistenten. Ermöglicht Maklern, Anfragen über Sprachbefehle zu bearbeiten und automatisierte Workflows aufzubauen.

Ergebnis

In der offiziellen Produktdokumentation als Community-Integration gelistet.

B2B-DienstleistungenPipedrive ↔ DocuSign

B2B-Dienstleister Berlin

Automatische Vertragsgenerierung bei Deal-Stage-Wechsel, inkl. Lead-Capture aus Facebook Ads mit CAPI-Tracking für sauberes Conversion-Reporting und vollständige Sales-Pipeline-Transparenz.

Ergebnis

Vertragsdurchlaufzeit von 3 Tagen auf wenige Minuten reduziert.

ImmobilienvermittlungLead-Intake & Matching

Maklernetzwerk Berlin

Automatisierter Lead-Intake aus Portalen und Webseiten, Kontakt-Deduplizierung und intelligentes Matching von Interessenten zu Objekten über Suchprofile. Übergaben zwischen Team und Tools ohne Medienbrüche.

Ergebnis

Ca. 6 Stunden manuelle Arbeit pro Makler und Woche eingespart.

HandwerkKI-Voice-Agent (Pilot 2026)

Voice Agent für Handwerksbetriebe

Verpasste Anrufe sind verlorene Aufträge — besonders im Handwerk, wo Anfragen oft spontan kommen. Ein einziger nicht-angenommener Notruf bedeutet schnell 700–2.500 € Umsatzverlust, langfristig bis zu 15.000 € durch verlorene Kundenbeziehungen.

Lösung

24/7-Anrufannahme mit Qualifizierung und Terminbuchung — Pilot startet 2026.

Buchhaltungs-Dienstleistern8n Workflow-Automatisierung

Automatisiertes Rechnungs-Routing nach DATEV

End-to-End n8n-Workflow, der ein zentrales Postfach überwacht, jede eingehende E-Mail auf Rechnungen analysiert und automatisch erkennt, zu welchem Unternehmen sie gehört. Jede Rechnung wird an die zuständige DATEV-Import-Adresse weitergeleitet — ohne manuelle Sortierung.

Ergebnis

Schnellere Buchhaltung, deutlich weniger falsch abgelegte Belege, ein vollständig selbst-laufender Buchhaltungsprozess.

TelekommunikationGoogle Apps Script · E-Signing

Automatisierte Vertragserstellung mit E-Signatur

Google Apps Script, das aus einer Tabelle einen kompletten Vertragsprozess auslöst: ein Stichwort in einer Spalte füllt das PDF-Vertragsformular mit den Daten aus der Zeile, verschickt es über einen E-Signing-Dienst, übermittelt den Signing-Link per MessageBird-API an den Kunden und schreibt den Status live zurück ins Sheet.

Ergebnis

Aus einem mehrstufigen manuellen Prozess wird eine einzelne Zelleneingabe — Vertriebsmitarbeiter werden automatisch über jede Unterschrift informiert.

Stack

Womit wir arbeiten.

Bewährte, DSGVO-konforme Tools — selbst gehostet wo es zählt, in der EU wo es geht. Kein Lock-in, keine Black-Box-Lösungen.

Automatisierung

Workflow-Engine

n8n (selbst gehostet, Hetzner Frankfurt)
Python (custom logic)
REST & GraphQL APIs
Webhooks & Events

KI & Voice

AI-Schicht

Vapi (Voice Agent Platform)
Claude API (Anthropic)
OpenAI
Self-hosted LLMs (Qwen, Llama)

Daten

Backend & Storage

Supabase (Frankfurt)
PostgreSQL
Redis
S3-kompatibler Storage

CRM

Integrationen

Pipedrive
HubSpot
Propstack
Salesforce

Kommunikation

Channels

WhatsApp Business API
E-Mail (SMTP, Resend)
Twilio (SMS, Telefonie)
Slack & Teams

Frontend

Apps & Hosting

Next.js (React)
shadcn/ui
Vercel & Cloudflare
Hetzner (EU)

🔒Hosting in der EU · DSGVO-konform · Keine Datenübertragung in Drittländer ohne Auftragsverarbeitungsvertrag. Wo möglich, setzen wir auf selbst gehostete Lösungen — damit Ihre Daten Ihre Daten bleiben.

Für welche Unternehmen ist das sinnvoll?

Ich arbeite mit inhabergeführten B2B-Dienstleistungsunternehmen mit etwa 10–100 Mitarbeitenden, die operative Prozesse vereinfachen und manuelle Arbeit nachhaltig reduzieren möchten.

Typische Ausgangssituation

Viele Abläufe laufen über E-Mail, Excel und einzelne Tools. Zuständigkeiten sind unklar, Übergaben manuell und Automatisierungsideen bleiben oft liegen.

Arbeiten Sie mit bestehenden Systemen?

Ja. Ich integriere und optimiere bestehende Software und Infrastrukturen, ohne laufende Prozesse unnötig zu stören oder alles neu aufzubauen.

Welche Rolle spielt KI dabei?

KI wird gezielt dort eingesetzt, wo sie echten Mehrwert schafft — zum Beispiel bei Zusammenfassungen, Routing, Wissenszugriff oder operativer Unterstützung. Nicht als Selbstzweck.

Was ist mir besonders wichtig?

Saubere Systemarchitektur, klare Dokumentation und definierte Verantwortung, damit Lösungen langfristig wartbar bleiben und intern weiterentwickelt werden können.

Wann ist das eher nicht passend?

Wenn Sie nur ein einzelnes Tool suchen, kurzfristige Experimente ohne klare Zielsetzung möchten oder keine internen Prozesse standardisieren wollen

Zurück zu echter Arbeit.

Klare Prozesse und weniger manuelle Arbeit — pragmatisch umgesetzt.

Prozess- & CRM-Automatisierung für KMU

2-Wochen-Prozess-Audit

Für Maklerbüros & Hausverwaltungen

KI-Telefonassistent für Handwerksbetriebe

Konkret. Für Ihren Arbeitsalltag.

Hausverwaltung & Immobilien

Versicherungsmakler & Finanzdienstleister

Handwerk & KMU

Automatische E-Mail- & Dokumentenverarbeitung

10 Stunden pro Woche — zurück im Tagesgeschäft.

So arbeiten wir zusammen.

Analyse

Konzept

Umsetzung

Betrieb

Was bisher passiert ist.

Immobilien-Software-Anbieter

B2B-Dienstleister Berlin

Maklernetzwerk Berlin

Voice Agent für Handwerksbetriebe

Automatisiertes Rechnungs-Routing nach DATEV

Automatisierte Vertragserstellung mit E-Signatur

Womit wir arbeiten.

Workflow-Engine

AI-Schicht

Backend & Storage

Integrationen

Channels

Apps & Hosting

Für welche Unternehmen ist diese Zusammenarbeit sinnvoll?

Für welche Unternehmen ist das sinnvoll?

Typische Ausgangssituation

Arbeiten Sie mit bestehenden Systemen?

Welche Rolle spielt KI dabei?

Was ist mir besonders wichtig?

Wann ist das eher nicht passend?

Häufige Fragen vorab geklärt.

Bereit für klare Prozesse?